Menu

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA ORAZ
PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W „HUTNIK-USŁUGI” SP. Z O.O.

 

Niniejszy dokument został opracowany na podstawie przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób  zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928).

I. Definicje

  1. Działanie następcze – działanie podjęte przez „Hutnik-Usługi” sp. z o.o., w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury;
  2. Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę zgłaszającemu;
  3. Informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
  4. Kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym, na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
  5. Komisja ds. Badania Naruszeń Prawa – bezstronna, wewnętrzna jednostka, wyznaczona w podmiocie prawnym do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i uprawniona do rekomendowania Zarządowi podmiotu prawnego podejmowania działań następczych;
  6. Organ publiczny – organ inny niż Rzecznik Praw obywatelskich, tj.:
    a) Naczelne i centrale organy administracji rządowej,
    b) Organy państwowe,
    c) Organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego,
    d) Regionalne izby obrachunkowe,
    e) Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, Komendant Główny Straży Pożarnej,
    f) Urząd Komisji Nadzoru Finansowego;
  7. Osoba, której dotyczy zgłoszenie –  osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
  8. Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
  9. Osoba powiązana ze Zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika, członka rodziny zgłaszającego lub świadka;
  10. Podmiot prawny – „Hutnik-Usługi” sp. z o.o. ul. Kościuszki 119B/1, 32-650 Kęty, dalej również Spółka;
  11. Procedura – niniejsza Procedura dotyczy przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami obowiązująca w podmiocie prawnym;
  12. Pełnomocnik ds. naruszeń wewnętrznych – osoba wyznaczona przez zarząd do przyjmowania zgłoszenia, prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
  13. Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
  14. Zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa (Podmiotowi prawnemu);
  15. Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu;
  16. Zgłaszający/Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym:
    a) pracownik,
    b) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    c) przedsiębiorca,
    d) prokurent,
    e) wspólnik,
    f) członek organu osoby prawnej,
    g) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
    h) stażysta lub praktykant,
    i) osoba fizyczna przed nawiązaniem stosunku pracy (w trakcie rekrutacji lub negocjacji) lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji albo dostarczania towarów, lub gdy taki stosunek już ustał;
  17. Naruszenie prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

    II. Zgłoszeniu podlegają naruszenia prawa dotyczące:
    a)     korupcji,
    b) zamówień publicznych,
    c) zapytań ofertowych,
    d) bezpieczeństwa produktów, usług i ich zgodności z wymogami,
    e) bezpieczeństwa transportu,
    f) ochrony środowiska,
    g) bezpieczeństwa żywności,
    h) ochrony konsumentów,
    i) ochrony prywatności i danych osobowych,
    j) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
    k) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
    l) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

    III. Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, stanowi informacje o naruszeniu prawa i jest objęta zakresem zgłoszeń wymienionym w pkt.2 niniejszej Procedury.

    IV. Sygnalista podaje dane osobowe pozwalające na ustalenie jego tożsamości. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane.

    V. Podmiotem uprawnionym w Hutnik-Usługi sp. z o.o, do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, w tym do przekazania informacji dot. przetwarzania danych osobowych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat niniejszej Procedury, z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych, zapewniających zgodność tych czynności z ustawą oraz prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych jest Pełnomocnik ds. zgłoszeń wewnętrznych, wyznaczony przez Zarząd.

    VI. Zapewnia się następujące sposoby przekazywania zgłoszeń:
  1. ustnie podczas bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem ds. naruszeń wewnętrznych, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku zgłaszającego:
    a) za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Pełnomocnika ds. naruszeń wewnętrznych,
    b) zgłaszający może dokonać  sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie,
    c) wniosek o spotkanie bezpośrednie należy wypełnić na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 i przekazać Pełnomocnikowi ds. naruszeń wewnętrznych.
  2. elektronicznie za pomocą dedykowanej skrzynki e-mailowej – zgłoszenie@hutnikuslugi.com.pl,
  3. w postaci papierowej, jako zgłoszenie wypełnione na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3, przekazany pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną, w zamkniętej kopercie opatrzonej „Poufne” , umieszczone w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej na adres siedziby podmiotu prawnego z dopiskiem „Pełnomocnik ds. naruszeń wewnętrznych”,
  4. w sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy Pełnomocnika ds. naruszeń wewnętrznych, sygnalista może dokonać zgłoszenia w formie pisemnej, pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną w zamkniętej kopercie opatrzonej „Poufne” , umieszczone w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej na adres siedziby podmiotu prawnego z dopiskiem „ do Zarządu”.

    VII. Sygnalista otrzymuje od Pełnomocnika ds. naruszeń wewnętrznych potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

    VIII. Podmiotem upoważnionym do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia oraz opracowanie rekomendacji dla Zarządu spółki zawierającą ocenę zgłoszenia oraz propozycję działań następczych w przypadku potwierdzenia naruszenia prawa wskazanego w zgłoszeniu jest Komisja ds. Badania Naruszeń Prawa. Pracownik Hutnik-Usługi sp. z o.o. ma obowiązek stawić się na wezwanie Komisji raz udzielać jej wszechstronnych wyjaśnień. Terminy i forma spotkań z Komisją ustalane są w porozumieniu z pracownikiem.

    IX. Pełnomocnik ds. naruszeń wewnętrznych przekazuje zgłoszenie Komisji ds. Badania Naruszeń Prawa w Hutnik-Usługi sp. z o.o. w celu przeprowadzenia działań następczych.

    X. Pełnomocnik ds. naruszeń wewnętrznych, Komisja ds. Badania Naruszeń Prawa oraz Zarząd działają z zachowaniem należytej staranności i poufności danych sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. W przypadku niezamierzonego ujawnienia danych sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, przez osobę mającą dostęp do tych danych, osoba ta informuje niezwłocznie Pełnomocnika ds. naruszeń wewnętrznych o fakcie ujawnienia a Pełnomocnik ds. naruszeń wewnętrznych przekazuje fakt ujawnienia osobie, której dane ujawniono oraz Administratorowi danych osobowych.

    XI. Pełnomocnik ds. naruszeń wewnętrznych przekazuje sygnaliście informację zwrotną, w przypadku potwierdzenia naruszenia zawierającą opis planowanych lub podjętych działań dot. naruszenia a w przypadku braku potwierdzenia naruszenia zawierającą informację o zamknięciu zgłoszenia. Informacja zwrotna przekazywana jest najpóźniej w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

    XII. Każdy sygnalista może zgłosić naruszenie prawa z pominięciem kanału wewnętrznego:
    a) do Rzecznika Praw Obywatelskich w formie dokumentowej, tj.:
    – w postaci papierowej – wysyłając na adres do korespondencji: Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
    – w postaci elektronicznej – wysyłając na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich na stronie internetowej: https://bip.brpo.gov.pl/pl,

b) do organów publicznych, którymi są naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w pkt.2 Procedury, w formie dokumentowej, tj.:
– w postaci papierowej – wysyłając na adres do korespondencji wskazany przez organ publiczny przyjmujący zgłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej danego organu;
– w postaci elektronicznej – wysyłając na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej, wskazane przez dany organ w Biuletynie Informacji Publicznej,

c) w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej,

d) poprzez ujawnienie publiczne, przy czym osoba dokonująca ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:

1) dokona zgłoszenia wewnętrznego a następnie zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w niniejszej Procedurze, następnie zaś w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym, w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej,

2) dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej,

3) pominie zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne ponieważ ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że:
– naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody lub
– dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe lub
– w przypadku dokonani zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

XIII. Wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, nie mogą być podejmowane działania odwetowe, w tym niekorzystne traktowanie z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Za niekorzystne traktowanie, uważa się w szczególności:

  1. odmowa nawiązania stosunku pracy;
  2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
  3. nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
  4. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
  5. wstrzymanie awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
  6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
  7. przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
  8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
  9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
  10. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
  11. negatywna ocena wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
  12. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
  13. przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
  14. mobbing;
  15. dyskryminacja;
  16. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
  17. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
  18. nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
  19. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
  20. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
  21. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty

– chyba, że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami nie związanymi ze zgłoszeniem.

XIV. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w pkt.13.

XV. Niniejsza Procedura obowiązuje od dnia 25.09.2024r.

XVI. Zmiana niniejszej Procedury może nastąpić w drodze aneksu, po konsultacjach z organizacjami związkowymi.

Załączniki do Procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w „Hutnik-Usługi” sp. z o.o.:

– Załącznik nr 1 Oświadczenie
– Załącznik nr 2 Wniosek o realizację spotkania osobistego w celu dokonania zgłoszenia
– Załącznik nr 3 Formularz zgłoszenia wewnętrznych naruszeń prawa
– Załącznik nr 4 Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
– Załącznik nr 5 Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych